Aktenverwaltung mit Records Management Systemen

In einer zunehmend digitalisierten Informationsgesellschaft kommunizieren Unternehmen, Organisationen, Behörden und Privatpersonen in einer kaum überschaubaren Nachrichtenflut. Täglich werden Datenmengen von Briefen, Emails und elektronischen Kollaborationen produziert. Die zunehmend globalen Kommunikationsformen ziehen einheitliche Richtlinien und Standards nach sich.

Zur Schaffung angemessener Maßstäbe für die Erschließung und Aufbewahrung digitaler Daten, bedarf es einer transparenten Verwaltung mit Hilfe elektronischer Systeme. Die wesentlichen Aufgaben der Aktenverwaltung äußern sich vor allem in der systematischen Kontrolle, Aufbereitung, Nutzung und Aussonderung von betreffendem Schriftgut. Dabei sollen möglichst nachvollziehbare Dokumentationen bzw. Akten zur Geschäftstätigkeit und den Abläufen standardisiert aufbereitet werden. Hier ist das Ziel, alle geschäftsrelevanten Daten und Informationen digital zu dokumentieren und zu generieren.

Nachhaltige Digitalisierung für Geschäftsprozesse

Das Records Management als Instrument der Schriftgutverwaltung bzw. Aktenführung dient der ordnungsgemäßen und sachgerechten Archivierung jeglicher nicht papiergebundener Geschäftsvorgänge. Dabei ist vor allem die Digitalisierung elektronischer Dokumente sowie deren optimale Nutzung in Geschäftsprozessen das Hauptaugenmerk dieser Disziplin. Auch wenn die neuartige Thematik und dessen organisatorische Anforderungen in Deutschland noch recht unerschlossen sind, wird eine zeitnahe Auseinandersetzung durch die Unternehmen aus der IT-Branche stattfinden.

Auch für international tätige Firmen und Organisationen wird ein transparent gestalteter und gemäß den Richtlinien nachweislicher Geschäftsvorgang nur durch gesetzliche und regulatorische Vorgaben erzielbar sein. Solche Regelungsvorschriften werden in der Praxis unter dem Begriff Compliance zusammengefasst und beruhen auf diversen Ansätzen und Managementstrategien.

Records Management Compliance-Software

Eine systematische Aktenführung digitaler Daten und Geschäftsprozesse lässt sich im Informationsmanagement effektiv mit einem Dokumentenmanagement-System erreichen. Dazu bietet beispielsweise das ECM (Enterprise Content Management) ein weitläufig umfassendes Software-Paket für die sachgerechte Aktenführung und Einhaltung der verschiedenen Compliance-Anforderungen.

Zum einen können hier die regelkonforme Metadatenverwaltung, Bearbeitung von Daten und Dokumenten sowie eine ordnungsgemäße Datenlöschung elektronischer Informationen erfolgen. Zum anderen unterstützt ECM das Lifecycle-Management sowie eine optimale Strukturierung von wichtigen Aktenplänen und Projektakten. Durch eine modifizierte Vergabe von Zugriffsrechten können wichtige Daten sicher geschützt werden und etliche Informationen mithilfe der Verschlagwortung wiedergefunden und bearbeitet werden. Mit solchen Dokumentenmanagement-Systemen können sowohl physische als auch elektronische Objekte zielsicher digitalisiert werden.